事業者の皆様へ

平成28年1月から、マイナンバーの利用が開始されました。
マイナンバーは、社会保障・税・災害対策の3分野での利用から制度がスタートしており、従業員を雇用している事業者の皆様も税や社会保障の手続などでの対応が必要です。

上記の例以外にも様々な書類へマイナンバーの記載が必要となってきます。詳しくは、国の広報資料等を御確認ください。

マイナンバーの利用範囲は、現在の法律では、社会保障、税、災害対策に限定されていますので、社会保障及び税に関する手続書類の作成事務を行う必要がある場合に限り、本人などにマイナンバーの提供を求めることが可能です。

例えば、マイナンバーを社員番号や顧客管理番号として使用することはできません。

また、法律で限定的に認められた場合を除き、マイナンバーの提供を求めることはできません。

例えば、給与の源泉徴収事務の場合、従業員は扶養控除等申告書に扶養親族のマイナンバー、自分のマイナンバーを記載して事業者に提出します。

提供を求める時期は、当該事務の発生時点が原則ですが、契約の締結時など、当該事務の発生が予想できた時点で求めることは可能と解されます。
収集に関しても、法律で限定的に認められた場合を除き、特定個人情報を収集できません。

例えば、他人のマイナンバーをメモすること、プリントアウトすること、コピーを取ることは「収集」に当たります。一方、マイナンバーの提示を受けただけでは「収集」には当たりません。

社会保障及び税に関する手続書類の作成事務の全部又は一部を委託する場合、委託先で、委託者自らが果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう、必要かつ適切な監督を行わなければなりません。

委託者は、委託先の設備、技術水準、従業者に対する監督・教育の状況、その他委託先の経営環境等をあらかじめ確認しなければなりません。

また、契約内容として、秘密保持義務、事業所内からの特定個人情報の持出しの禁止、特定個人情報の目的外利用の禁止、委託契約終了後の特定個人情報の返却又は廃棄、従業者に対する監督・教育、契約内容の遵守状況について報告を求める規定等を盛り込まなければなりません。

委託者は、委託先に対する監督だけではなく、再委託先以降に対しても同様に間接的に監督義務を負います。

また、社会保障及び税に関する手続書類の作成事務の全部又は一部の委託先は、最初の委託者の許諾を得た場合に限り、再委託をすることができます。

マイナンバーをその内容に含む個人情報である特定個人情報は、法律で限定的に明記された場合を除き、保管してはならないとされており、法律で限定的に明記された事務を行う必要がある場合に限り、保管し続けることができます。

一方、法律で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報を収集又は保管することはできないため、社会保障及び税に関する手続書類の作成事務を行う必要がなくなった場合で、所管法令に定められた保存期間を経過した場合、マイナンバーをできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければなりません。

なお、マイナンバーの保管・廃棄には制限があり、廃棄又は削除を前提として、紙の書類であれば廃棄が容易になるように年限別に管理することなどや、システムであれば、不要となったマイナンバーを削除するための仕組みを構築することなどが望ましいと考えられます。

事業者は、マイナンバーや特定個人情報の漏えい、滅失、毀損の防止その他の適切な管理のために、必要かつ適切な安全管理措置を講じなければなりませんし、従業者に対する必要かつ適切な監督を行わなければなりません。

特定個人情報等の取扱いに当たっては、マイナンバーを取り扱う事務の範囲を明確化することが重要です。事業者が講ずべき安全管理措置の内容として、特定個人情報の適切な取扱いに関するガイドラインでは、基本方針の策定、取扱規程等の策定、組織的安全管理措置、人的安全管理措置、物理的安全管理措置、技術的安全管理措置を示しています。

特定個人情報の適切な取扱いに関するガイドラインは、以下を御参照ください。

法人には法人番号（13桁）が指定され、個人番号と異なり、どなたでも自由に利用可能です。

国税庁長官は、1.設立登記法人、2.国の機関、3.地方公共団体、4.その他の法人や団体に13桁の法人番号を指定します。

これらの法人については、特段の手続を要することなく法人番号が指定されることとなります。

また、これら以外の法人等であっても、一定の要件を満たす場合、国税庁長官に届け出ることによって、法人番号の指定を受けることができます。

法人番号は、1法人に対し1番号のみ指定され、法人の支店や事業所には指定されません。また、個人事業者の方にも指定されません。

法人番号の通知は、平成27年10月から法人の皆様に法人番号等を記載した通知書を送付します。

国税庁長官は、法人番号を指定した法人等の1.名称、2.所在地、3.法人番号をインターネット（国税庁法人番号公表サイト）を通じて公表します。

法人番号は、個人番号と異なりその利用範囲に制約がなく、インターネットによる公表を通じてどなたでも自由に利用が可能です。

法人番号の詳細は、以下の国税庁のホームページを御参照ください。

法人番号についても、税や社会保障に関する書類への記載が必要です。